Se a sua empresa registra ponto eletrônico, a Portaria 671 é a norma que define o que vale e o que não vale. Publicada pelo então Ministério do Trabalho e Previdência em novembro de 2021, ela consolidou num texto só dezenas de normas trabalhistas. Na parte que interessa aqui, substituiu as duas portarias que regulavam o ponto eletrônico até então: a 1.510/2009, dos relógios físicos, e a 373/2011, dos sistemas alternativos.
O efeito prático foi separar o joio do trigo. Quem tratava ponto por planilha, por sistema "que o contador aceitava" ou por relógio antigo que não gera os arquivos exigidos passou a ter um problema concreto de conformidade. Este artigo resume o que a portaria pede, o que a fiscalização olha primeiro e como verificar se o seu sistema entrega isso.
Quem é obrigado a registrar ponto
A obrigação de registrar jornada não vem da portaria: vem do art. 74 da CLT. Estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores precisam anotar entrada e saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico. Abaixo disso, o registro não é obrigatório, mas continua sendo a principal prova da empresa numa discussão de horas extras. Por isso muita empresa pequena registra ponto por decisão de risco, não por obrigação.
A Portaria 671 entra no passo seguinte: quando a empresa escolhe o registro eletrônico, ela define como esse registro deve funcionar para ter valor perante a fiscalização e a Justiça do Trabalho.
Os três tipos de REP
A portaria chama de REP (Registrador Eletrônico de Ponto) qualquer sistema que colete marcações, e o divide em três espécies:
- REP-C (convencional): o relógio físico homologado, com impressão de comprovante em papel.
- REP-A (alternativo): sistema eletrônico adotado com base em convenção ou acordo coletivo de trabalho.
- REP-P (por programa): software que registra a marcação por aplicativo, navegador ou totem e gera comprovante eletrônico e os arquivos fiscais.
A novidade relevante foi o REP-P: pela primeira vez o registro por software ganhou uma categoria própria, com requisitos definidos, sem depender de acordo coletivo. Se o seu ponto é por aplicativo ou navegador e não há instrumento coletivo tratando dele como sistema alternativo, ele precisa se comportar como REP-P. Comparamos os três tipos em detalhe em outro artigo deste blog; aqui, seguimos para o que todos têm em comum.
O que o sistema precisa entregar
Comprovante de cada marcação
Cada batida deve gerar um comprovante para o trabalhador. No relógio físico, é o papel impresso na hora. No REP-P, é um comprovante eletrônico que o colaborador consegue consultar. A lógica é a mesma nos dois casos: o trabalhador precisa ter como provar que marcou, independentemente do que a empresa faça depois com o registro.
Numeração sequencial (NSR)
Toda marcação recebe um Número Sequencial de Registro. A sequência é o mecanismo anti-adulteração mais simples que existe: se o registro 1.041 sumiu, o buraco entre o 1.040 e o 1.042 aparece. Um sistema que permite apagar marcação sem deixar rastro não é um REP. É uma planilha com interface bonita, e é tratado como tal numa fiscalização.
AFD e AEJ: os arquivos fiscais
A fiscalização pede dois arquivos em leiaute definido pela própria portaria: o AFD (Arquivo Fonte de Dados), com as marcações originais como foram coletadas, e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada), com a jornada já tratada, a que alimenta a folha. O auditor cruza os dois. Diferenças entre o marcado e o pago são normais (abonos, ajustes, arredondamentos previstos), mas cada diferença precisa ter explicação e rastro.
Tratamento sem apagar o original
Ajustar marcação é permitido e inevitável: gente esquece de bater o ponto. O que a norma não admite é ajuste que substitui o registro original. O tratamento (inclusão de marcação esquecida, desconsideração de batida duplicada, abono) acontece em camada separada, preservando o dado bruto. É a diferença entre corrigir e reescrever a história.
O que isso significa na prática
Uma verificação honesta do seu sistema atual cabe em cinco perguntas:
- Ele exporta AFD e AEJ nos leiautes da portaria? Peça os arquivos hoje, não no dia da fiscalização.
- Cada marcação tem NSR? Pegue duas marcações consecutivas de um colaborador e confira a sequência.
- Ajustes preservam o original e registram quem ajustou, quando e por quê?
- O colaborador tem acesso ao comprovante de cada marcação que fez?
- Se o sistema se apresenta como alternativo (REP-A), existe convenção ou acordo coletivo vigente dando base a ele?
Os erros que custam caro
- Planilha como registro oficial: além de não atender à portaria, é o tipo de prova que a Justiça do Trabalho descarta com facilidade quando o colaborador apresenta qualquer contraprova.
- Sistema que "corrige" apagando: parece organização, mas cada marcação sumida é um argumento pronto para a tese de adulteração.
- Comprovante inexistente: se o colaborador não consegue provar que marcou, a discussão vira palavra contra palavra, e a presunção raramente favorece a empresa que descumpriu a forma.
- Relógio antigo sem arquivos: o equipamento funciona, imprime, mas não gera AFD no leiaute atual. Na fiscalização, funciona é pouco.
O resumo honesto
A Portaria 671 não inventou burocracia por esporte. Ela padronizou o que a Justiça do Trabalho já cobrava caso a caso: registro íntegro, tratamento transparente e prova acessível aos dois lados. Empresa que trata o ponto como formalidade descobre o custo disso anos depois, numa audiência. Empresa que trata o ponto como prova dorme melhor.
Registro de ponto não é formulário para cumprir tabela. É a prova que decide, anos depois, quem tinha razão.
